Behandling av personopplysninger hos Stiftelsen Miljømerking i Norge (heretter MILJØMERKING).
Når du bruker nettsiden vår eller er i kontakt med oss på andre måter, vil MILJØMERKING behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du derfor informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor MILJØMERKING gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.
Behandlingsansvarlig for personopplysningene er MILJØMERKING ved økonomisjef Rune Fjelleng. Kontaktinformasjonen til MILJØMERKING er:
Adresse: Henrik Ibsens gate 20
E-post: info@svanemerket.dev05.dekodes.no eller se kontaktinfo på http://www.svanemerket.dev05.dekodes.no
Telefon: 24 14 46 00. Hverdager: 09.00 – 15.00.
Organisasjonsnummer: 971279362
MILJØMERKING er norsk avdeling av Nordisk Miljømerking, og har felles it-systemer med søsterorganisasjoner i alle de nordiske landene.
1. Hvorfor samler Miljømerking inn personopplysninger og hva slags informasjon samler Miljømerking inn?
MILJØMERKING samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan MILJØMERKING kommer i kontakt med deg. MILJØMERKING samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:
- Kontaktskjema på hjemmesiden. Navn, firmanavn, (firma-adresse), e-postadresse, telefonnummer. Når du fyller ut kontaktskjema, gir du samtykke til at MILJØMERKING lagrer opplysningene og tar kontakt tilbake til deg. Hvis virksomheten din er aktuell for å ha svanemerke på produkt eller tjeneste, blir den lagret for eventuell senere oppfølging og dialog.
- Høringer. MILJØMERKINGs forslag til nye eller endrede miljøkrav er gjenstand for offentlig høring. Hvis du sender inn en høringsuttalelse enten via skjema på hjemmesiden eller pr epost, lagrer MILJØMERKING navn, firmanavn, (firma-adresse), e-postadresse, telefonnummer samt synspunkter i saken. Firmanavn og synspunktene kan offentliggjøres, for eksempel i en sammenstilling av alle synspunkter som er kommet inn. Ved innsendelse av høringssvar gir du også samtykke til at MILJØMERKING kontakter deg senere med informasjon om de endelige miljøkravene når de blir vedtatt og eventuelt følger ditt firma opp som en potensiell kunde.
- Nyhetsbrev. Hvis du har meldt deg på nyhetsbrev fra MILJØMERKING, lagrer MILJØMERKING navn, stilling, firma og epostadresse.
- Kunderegister. MILJØMERKING lagrer firmaopplysninger og personopplysninger om kontaktpersoner til virksomheter som har svanemerket eller som er medlem av Svanemerkets nettverk for miljøinnkjøp. Personopplysninger som lagres er navn, stilling, epost og telefonnummer.
- For å få informasjon om bruk av nettsider benytter MILJØMERKING informasjonskapsler (cookies). Informasjonen som lagres i Google Analytics og Hotjar inneholder ikke identifiserbare personopplysninger, men aggregert statistikk om brukernes bevegelser og oppførsler på nettsidene.
- Rekruttering til nye stillinger hos MILJØMERKING. CV, søknad, attester og referanser. Behandling av personopplysninger skjer på grunnlag av samtykke som du har gitt.
2. Utlevering av personopplysninger til andre
MILJØMERKING gir ikke personopplysningene dine videre andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.
MILJØMERKING bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har MILJØMERKING inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. MILJØMERKING benytter følgende databehandlere per i dag:
- 4dialog. Arkivsystem for Miljømerking i Norge.
- Gravity forms. Skjemasystem benyttet på hjemmesider.
- Mailchimp. Nyhetsbrev
- Microsoft Dynamics. CRM-system.
- Nianet. Datasenter for felles systemer i vår nordiske organisasjon.
- WordPress. CMS for hjemmesiden inkludert enkle skjema
All behandling av personopplysninger som MILJØMERKING foretar skjer innenfor EU/EØS-området.
3. Lagringstid
MILJØMERKING lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.
Personopplysninger som MILJØMERKING behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger MILJØMERKING behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt, med mindre det foreligger et gyldig grunnlag å behandle opplysningene på. Personopplysninger MILJØMERKING behandler for å oppfylle lovkrav fra myndighetene slettes når lovgrunnlaget bestemmer det. Dette gjelder for eksempel bokførings- og regnskapsreguleringer.
For andre formål MILJØMERKING behandler personopplysninger for sletter MILJØMERKING personopplysningene som følger:
| Formål | Lagringstid |
|---|---|
| Øke utvalget av Svanemerkede produkter | Prospects-register hvor MILJØMERKING beholder opplysningene i 3 år. |
| Jobbsøknader og CV | Blir slettet når stillingen er besatt. Kan lagres videre etter samtykke fra den registrerte. |
4. Dine rettigheter når Miljømerking behandler personopplysninger om deg
Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene MILJØMERKING behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.
For å ta i bruk dine rettigheter må du kontakte MILJØMERKING på e-post eller telefon som oppgitt under kontaktinformasjon. MILJØMERKING vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og senest innen 30 dager.
MILJØMERKING vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før MILJØMERKING lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør MILJØMERKING for å være sikre på at MILJØMERKING kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.
Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos MILJØMERKING. Den enkleste måten å gjøre dette på er å melde deg av via linken du finner i alle nyhetsbrev og annen informasjon MILJØMERKING sender ut, eller ved å ta kontakt med oss på e-post eller telefon som oppgitt under kontaktinformasjon.
5. Klager
Dersom du mener vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det MILJØMERKING har beskrevet her eller at MILJØMERKING på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.
6. Endringer
Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen som er gitt her. Oppdatert informasjon vil alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.
7. Sikkerhet
MILJØMERKING tar digital sikkerhet på alvor. Våre systemer er sikret med brannvegger, passord og kryptering på et nivå som anses sikkert. Sikkerhetsnivået vurderes og justeres årlig. Papirdokumenter lagres i låste dokumentskap i låste rom i låste lokaler.