Hvordan kan du stille miljøkrav i en anskaffelse?

Ja. Du kan benytte miljø som kvalifikasjonskrav. Kvalifikasjonskrav er krav du stiller for å sikre at leverandøren er egnet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Det er krav til bedrifter som ønsker å delta i konkurransen, ikke til produktet eller tjenesten som tilbys.

Oppdragsgiver kan stille krav om at leverandørene skal ha miljøfaglig kompetanse, miljøledelsestiltak eller -systemer og rutiner, og kreve en beskrivelse av dette som dokumentasjon, jf. forskriften § 16-6 (1) g). Du kan åpne opp for at leverandøren dokumenterer slike rutiner med annen dokumentasjon, som en lisens fra Svanemerket.

Etter forskriften § 16-7 kan oppdragsgiver stille strengere krav ved å kreve at leverandørens miljøledelsesystem oppfyller visse miljøledelsessystemer eller -standarder. Det skal i så fall kreves at leverandøren enten har:

1. EMAS,
2. andre «anerkjente miljøledelsessystemer» eller
3. andre miljøledelsesstandarder basert på relevante europeiske eller internasjonale standarder fra akkrediterte organer.

Per 2023 er det kun Miljøfyrtårn som har søkt og blitt anerkjent av EU kommisjonen.

Det er viktig at slike kvalifikasjonskrav også gjentas som kontraktskrav, slik at du sikrer at valgt leverandør har disse miljøtiltakene, -systemene og/eller -rutinene i hele avtaleperioden.

Ja. Du kan benytte miljø som minstekrav i kravspesifikasjon. Det vil si at du stiller opp minstekrav til miljø for produkter og tjenester du skal kjøpe. Du sikrer på denne måten at bare tilbud som har gode miljøegenskaper får delta i konkurransen. Så lenge det antas at det er et marked for å oppfylle strenge miljøkrav, kan det gi størst miljøgevinst å stille minstekrav enn å benytte de andre trinnene i anskaffelsen. Å benytte miljøkrav i kravspesifikasjonen gir også økt forutberegnelighet for tilbyderne.

Oppdragsgiveren kan i henhold til § 8-6 og § 15-3 i forskrift om offentlige anskaffelser kreve en bestemt merkeordning som dokumentasjon for at varene, tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene har miljømessige, sosiale eller andre egenskaper som angitt i kravspesifikasjonene, tildelingskriteriene eller kontraktsvilkårene. Det vil si at regelverket ikke bare åpner for bruk av rene miljømerker, men også andre merker som ivaretar sosiale hensyn.

For å stille krav om ytelsen som tilbys har et bestemt merke, må merkeordningen det vises til oppfylle følgende krav:

• Alle kravene for å få merket må ha «tilknytning til leveransen» og kravene må være «egnet til å beskrive egenskapene» ved ytelsen som skal anskaffes
• Kravene skal være basert på etterprøvbare og ikke-diskriminerende kriterier
• De er utviklet ved hjelp av en åpen og gjennomsiktig prosedyre der alle relevante aktører, inkludert offentlige organer, forbrukere, partene i arbeidslivet, produsenter, distributører og ikke-statlige organisasjoner, kan delta
• Merkeordningen skal være tilgjengelig for alle interesserte, og
• Merkekravene skal være fastsatt av en tredjepart som leverandøren/produsenten som søker om lisens selv ikke har avgjørende innflytelse over

Før det kreves at varen eller tjenesten er miljømerket, er det derfor viktig å kjenne til om disse fem vilkårene er oppfylt. Miljømerker type 1 som Svanemerket og EU Ecolabel oppfyller disse vilkårene.

Ja. Miljø kan brukes som et tildelingskriterium. Da blir tilbudene rangert i forhold til hverandre, og får poeng ut fra hvor godt de scorer på kriteriet. Avhengig av vekten på tildelingskriteriene, kan i så fall en forskjell i miljø bli viktigere ved valg av tilbud enn for eksempel forskjell i pris.

Å bruke miljø som tildelingskriterium kan være hensiktsmessig når:

• Det blir lite konkurranse om du benytter miljø som minstekrav (fordi få oppfyller kravene)
• Du ønsker å stimulere til innovasjon og miljøvennlige løsninger
• Du er usikker på hva markedet kan tilby av miljøvennlige løsninger
• Det er stor forskjell på hva tilbyderne kan tilby av miljøvennlige løsninger

Det er en forventning om at miljø bør vektes minst 30 %, dersom miljø benyttes som et tildelingskriterium. Men bruker du miljø i flere trinn i anskaffelsesprosessen, og har mange andre tildelingskriterier også, kan det være at du bør vekte miljø mindre enn 30 %.

Ved bruk av miljømerker som tildelingskriterier vil de som har merkene oppnå flere poeng i evalueringen. Her gjelder de samme begrensninger som ved bruk av miljømerker som del av kravspesifikasjonen. Det vil si at merkekravene må oppfylle de betingelser regelverket setter opp for bruk av merker som del av kravspesifikasjonen. Videre bør det åpnes for merker som oppfyller tilsvarende krav, og også fremleggelse av alternativ dokumentasjon dersom tilbyderen har gyldige grunner til ikke å fremskaffe miljømerking i tide.

Ja. Du kan videre benytte miljø som et kontraktsvilkår. Det vil si at valgte leverandør må oppfylle kravet før kontrakten starter, eller i løpet av kontraktsperioden. Dette kan være fornuftig dersom det er få leverandører som oppfyller miljøkrav, og du ønsker å sikre at aktører i bransjen endrer seg i miljøvennlig retning.

Et eksempel kan være at du krever at leverandørens produkter eller tjenester miljømerkes innen en avtalt tidsperiode, for eksempel ett år etter kontraktsinngåelsen. Et slikt kontraktsvilkår forutsetter at du kjenner til hvor modent markedet er, slik at du setter riktig tidsfrist for oppfyllelse av kravet. Dette kan løses med en god markedsdialog i forkant av konkurransen. Du må samtidig sikre deg mulighet til å heve kontrakten om kravet ikke er oppfylt. Du kan også ha andre sanksjoner, slik som dagbøter.

Du kan også stille miljøkrav til anskaffelsen ved å kombinere de ulike trinnene i prosessen. Det kan stilles krav til miljø i kravspesifikasjonen, som tildelingskriterie og kontraktskrav samtidig. Men du må da være tydelig på hva konkret som hører til under hver av disse kategoriene, så ikke konkurransegrunnlaget blir uklart.  

Forskriften forutsetter at det kan kreves at varen eller tjenesten som tilbys for eksempel er Svanemerket. Leverandører som har andre merkeordninger kan imidlertid dokumentere dette i stedet, men forutsetningen er da at merkekravene er tilsvarende. I praksis er dette en vanskelig oppgave for oppdragsgiver å vurdere, idet det kan være mange merkekrav og vanskelig å vurdere disse opp mot hverandre. Andre miljømerker type 1, som EU Ecolabel, vil være tilsvarende Svanemerket.

Det er leverandørene som i sitt tilbud må sannsynliggjøre at merkekravene er tilsvarende, og det må forventes at oppdragsgiver setter av noe tid til å gjøre en vurdering av om de er det. Men det vil også være en grense for hvor mye ressurser oppdragsgiver skal benytte for å vurdere dette, uten at det er mulig å angi noen klar grense. Vurderingen vil avhenge av hvor mye arbeid leverandøren selv har lagt ned i presentasjonen av merkekravene i sitt tilbud, og hvor stor verdi det er på anskaffelsen.

Det vil normalt ta tid å få utstedt et miljømerke, og det kan derfor oppstå situasjoner der en leverandør ikke har mulighet til å delta i merkeordningen eller en tilsvarende merkeordning innen tilbudsfristen som er satt. Regelverket åpner da for at leverandøren i tilbudet sitt kan dokumentere at merkekravene er oppfylt på andre måter, for eksempel ved å fremlegge teknisk dokumentasjon fra produsenten.

Dersom det «skyldes leverandøren selv” at han ikke har mulighet til å delta i merkeordningen eller en tilsvarende merkeordning innen fristen, er det ikke adgang til å fremlegge annen dokumentasjon på at merkekravene er oppfylt.

Utgangspunktet må da tas i hvor lang tid det normalt vil ta å få et miljømerke, dersom leverandøren leverer en komplett søknad med all dokumentasjon til den aktuelle instansen som utsteder miljømerket. Dersom tilbudsfristen er kortere enn dette, vil det i utgangspunktet ikke være leverandørens skyld at han ikke rekker å delta i merkeordningen.

En måte å sikre at leverandørmarkedet er kjent med krav og kriterier i en konkurranse er å benytte en veiledende kunngjøring i forkant av konkurransen, eller gjennomføre leverandørkonferanser eller dialog med markedet på annen måte. Da kan det informeres om at miljømerking vil bli etterspurt i konkurransen. Hvis slik informasjon blir gitt i tilstrekkelig tid før selve konkurransen kunngjøres, vil det være mulig for leverandører og miljømerke produktet sitt før tilbudsfristen i konkurransen. I umodne markeder der det foreløpig er få leverandører som har miljømerket produktene sine, kan dette være en effektiv måte å påvirke leverandørmarkedet.

Det kan argumenteres for at det ikke er tilbudsfristen i en enkeltstående konkurranse som skal legges til grunn. Dersom det er et produktområde der det i flere forutgående konkurranser har vært etterspurt miljømerkede produkter, burde leverandører forstå at de skulle miljømerket sine produkter fordi dette har vært en forventning i flere konkurranser. Da kan ikke tilbudsfristen i en enkeltstående konkurranse brukes som argument for at oppdragsgiver skal akseptere alternativ dokumentasjon.

Det finnes foreløpig ikke klare juridiske avgjørelser på dette feltet, og det er derfor usikkert hvordan dette vil bli håndtert i en eventuell sak i Klagenemda for offentlige anskaffelser (KOFA) eller rettssystemet. Oppdragsgivere må gjøre en selvstendig vurdering.